Sempre in affanno? Hai bisongo di una Policy!

Leggevo in internet i gustosissimi fumetti di Zerocalcare ed ho rivissuto una scena che ha toccato tutti noi: torniamo dalle ferie, o anche semplicemente da un fine settimana lungo, e siamo sommersi dalle e-mail. Poi c’è la spesa da fare, l’automobile da portare a riparare, il rubinetto che perde, l’amico che ci ha chiesto un favore. Ogni volta che abbiamo a che fare con la necessità di affrontare una lista di cose da fare, abbiamo bisogno non solo di una buona dose di pazienza: abbiamo bisogno di una policy.

Una policy è un principio o un protocollo che guida le decisioni al fine di ottenere risultati razionali. Una policy parte come dichiarazione di intenti (voglio aggiustare il rubinetto), ma per essere tale deve essere implementata come una vera e propria procedura o protocollo operativo (vado dal ferramenta, acquisto il necessario, e riparo il rubinetto). Tutti gli organi di governo e i consigli di alto livello in organizzazioni aziendali, sociali, politiche, adottano policy. Policy che vengono stabilite (si spera) da dirigenti di alto livello capaci a valutarne l’impatto e gli aspetti operativi.

Per stabilire una policy occorrono criteri nel processo decisionale sia soggettivi che oggettivi.  Ad esempio un rubinetto che perde può essere soggettivamente fastidioso fino a che cade una goccia, ma oggettivamente pericoloso se l’acqua esce a fiotti continui: in questo caso decidiamo di occuparci del rubinetto in base all priorità. Insomma il termine policy si applica ad un numero considerevole di contesti, siano essi governativi, di organizzazioni di settore privato, di gruppi generici di persone o a singoli individui.

Esempi di policy sono gli ordini esecutivi dei presidenti di organizzazione, normative di privacy aziendale, regolamenti parlamentari e le leggi vere e proprie. Direte: e che c’entra con le e-mail inevase? Ecco, il segreto per assolvere ai propri compiti, soprattutto quando sono numerosi o complessi è l’adozione di una policy che guidi l’esecuzione delle azioni in modo tale da massimizzare la probabilità di ottenere il risultato desiderato.

Per quanto possa sembrare strano, l’adozione di una policy anche negli affari casalinghi e personali, consente di assolvere ad un numero considerevole di compiti, senza restare “affogati”, per così dire. Stabilire una policy, infatti, consente di identificare per tempo le scelte organizzative, tra cui l’identificazione di diverse alternative , le priorità, e gli aspetti quantitativi (costi, tempo, risorse) correlati all’esecuzione della policy stessa. Veniamo al dunque e facciamo alcuni esempi pratici. Avete mai notato che le file agli sportelli bancari o postali sono sempre lunghe? Ciò accade perché lo sportello adotta – e sarebbe complesso fare diversamente – una policy che prevede di servire le persone nell’ordine di arrivo. Policy di questo tipo si chiamano FIFO, acronimo inglese che sta per First In/First Out. Il primo che arriva è il primo ad essere servito. E’ una policy che, sebbene apparentemente corretta per le persone, è inefficiente. Se arriva un cliente alla posta con 10 raccomandate, cioé che impiega un tempo lungo, si blocca tutta la fila.

Una policy analoga è la LIFO: Last In/First Out. E’ la policy con cui laviamo i piatti: si mette il piatto nel lavandino a bagno, poi man mano si aggiungono gli altri. Quando iniziamo ad insaponare lo facciamo dall’ultimo piatto appena messo a bagno. Anche questa policy ha vantaggi e svantaggi.

Un’altra policy è quella del Round Robin: cioé ci si occupa di più cose contemporaneamente, soprattutto se si tratta di progetti complessi che durano un lasso di tempo lungo, in modo tale da assegnare un quanto di tempo fisso a ciascuna di esse. E’ la policy che adottiamo quando facciamo sport, andiamo al lavoro o seguiamo un corso: assegnamo un tempo fisso a settimana e svolgiamo i compiti che è possibile svolgere in questo lasso di tempo. La volta dopo riprendiamo da dove abbiamo lasciato.

Personalmente, nell’assegnare la priorità dei compiti che devo svolgere applico da anni una policy un tantino più complessa, ma molto semplice da attuare: mi occupo prima del lavoro che ha il più breve tempo residuo stimato. E’ una policy nota come SRTF o Shortest Remaining Time First.

In pratica, quando ho una lista di cose da fare stimo il tempo che mi resta per completarle e mi occupo per prima della cosa con la minima quantità di tempo rimanente al completamento. Ad esempio, il sabato generalmente mi occupo di pulire la sala da pranzo, e so che questa attività mi impegna per circa 30 minuti. Contemporaneamente, tra le cose da fare c’è da tagliare l’erba in giardino, cosa che mi impegna per circa 20 minuti. Poi devo finire di montare alcuni spezzoni di doppiaggio audio, è un lavoro che, in tutto, impiega 3 ore e che svolgo in tranche da un’ora l’una, nel caso specifico sono a due ore dal completamento. La priorità allora è questa: tagliare l’erba in giardino, pulire la sala, montare l’audio per un’ora. Supponiamo che dopo un quarto d’ora che pulisco la sala arrivi una telefonata di un amico che vuole che gli invii una foto che ho scattato. Per farlo mi occorrono circa 10 minuti tra accensione del pc, ricerca della foto ed invio. Adesso le attività in coda sono 4:
– pulire la sala: 5 min
– inviare la mail: 10 min
– tagliare l’erba: 20 min
– montare l’audio: 120 min

In base alla policy SRTF è opportuno che finisca di pulire la sala, che poi mi occupi di inviare la mail, poi di tagliare l’erba e infine di montare l’audio.

Perché la SRTF è vantaggiosa? Dal momento che l’attività attualmente in esecuzione è quella con il più breve lasso di tempo rimanente per definizione, il tempo medio di attesa per il completamento di ogni attività è minore (ci torneremo su).  Il vantaggio sta nel fatto che le attività brevi vengono gestite molto rapidamente. Certo, la difficoltà è di stimare correttamente il tempo rimanente, ma d’altronde si tratta di attività casalinghe, e la cosa non dovrebbe essere complicata.

Tutte queste policy sono adottate nei moderni calcolatori elettronici, che assolvono contemporaneamente a più attività. Un filino spersonalizzante, lo ammetto ma – lo dice la Scienza con la S maiuscola- funziona! Intanto, per sdrammatizzare, vi invio il link ai fumetti di Zerocalcare che hanno ispirato questo post.